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OS 5 PONTOS A TER EM CONTA PARA QUE A SUA COMUNICAÇÃO SE TORNE EFICAZ

Independentemente do objetivo da sua comunicação – realizar uma formação, uma apresentação em público, na liderança de equipas, na venda de produtos e serviços ou até uma simples conversação – estes são os 5 pontos que deve considerar se pretende tornar a sua comunicação eficaz.

Partilhei no artigo anterior que ser formadora e speaker não fazia parte da minha natureza, mas também vos transmiti que qualquer um de nós se pode tornar um bom comunicador. Coloquem em prática diariamente as 5 dicas que aqui partilho, verifiquem como gradualmente se torna intuitivo comunicar de forma eficaz e observem os resultados obtidos.

  1. Planear o que dizer – Para planear o que dizer, temos de ter em mente qual o objetivo da comunicação e qual a reação e ação que pretendemos gerar no recetor da mensagem:  levar alguém a tomar uma decisão, a aceitar um plano, a mudar um comportamento ou procedimento, a assumir um compromisso, a informar ou simplesmente a motivar. Existem pessoas que adotam a estratégia de escrever guiões, outras que preferem apenas anotar os pontos a não esquecer. Qualquer uma destas estratégias e hábitos permitem planear o que dizer, organizar a ordem de transmissão de ideias e até mesmo pensar nos vários sinónimos a usar para limitar a repetição das mesmas palavras. Quando temos pouco ou quase nenhum tempo para preparar o que vamos dizer, torna-se ainda mais importante rabiscar os pontos a não esquecer durante a comunicação ou, no limite, fazer um esboço mental da comunicação.

Depois de planear o que dizer, temos de planear como dizê-lo e é neste sentido que temos de considerar os próximos 2 pontos.

  • Conhecer o público alvo. Será muito difícil passar uma mensagem se o público não a entender ou se não estiver interessado. Não se trata de o conteúdo ser ou não interessante, mas sim de interessar a quem o escuta e/ou trazer-lhe uma mais-valia na sua vida.  Numa conversação, e principalmente quando não conhecemos o ouvinte, podemos simplesmente fazer algumas perguntas, embora não em jeito de interrogatório. Deverão também ter em conta que há questões que são adequadas a ambientes sociais e outras que serão mais apropriadas em assuntos profissionais.

Em apresentações para grupos devemos investigar para reunir o máximo de informações acerca da audiência e, assim, ir de encontro às expetativas da mesma. Procurem saber o tipo de conhecimento que as pessoas têm acerca do assunto, se têm mais ou menos especialização que possa exigir da vossa parte uma apresentação mais técnica, a idade, em alguns casos o sexo, as suas necessidades e desejos.

  • Linguagem corporal – Alguns dos comportamentos que exibimos sem nos apercebermos podem ter um impacto enorme na impressão que causamos. Segundo estudos realizados sobre a comunicação, 55% das mensagens transmitidas durante uma comunicação, independente do formato utilizado, são passadas através da linguagem corporal. Teremos, por isso, de dar particular atenção a este ponto.

Durante o período em que comunicamos, a linguagem verbal e não verbal do recetor são preciosos e permitem-nos adaptar a estratégia de comunicação de forma a atingirmos o nosso objetivo. No final precisamos de nos assegurar que a mensagem foi recebida e aceite.

  • Escutar os outros – A maior parte de nós, quando questionado, diz ser bom ouvinte, mas será que é realmente capaz de escutar? A maioria das vezes até começamos por ouvir atentamente, mas depois a nossa mente começa a divagar e damos por nós a pensar em algo diferente do que o problema que a pessoa nos está a contar. Estamos muitas vezes a ouvir as palavras, mas não estamos verdadeiramente a escutar. E acreditem que não é um problema vosso, pois é a natureza humana. Podemos, no entanto, treinar para ser um melhor ouvinte. Escutar os outros, não só o que dizem verbalmente, mas o que nos transmitem não verbalmente, garante que desenvolvamos a capacidade de compreender, entendamos e aprendamos com os outros, demonstremos respeito e consideração e criemos dessa forma uma maior empatia na comunicação.
  • Verificar se a mensagem é entendida e aceite – Se assegurarmos os passos anteriores e se a mensagem for clara, podemos acreditar que a mensagem será bem recebida. No entanto, é fundamental, principalmente no final, verificar se foi realmente recebida e – ainda mais importante – se foi aceite. A forma mais fácil de o fazer é pedir feedback. Pedir feedback não é apenas perguntar se entenderam, pois, se nos responderem que sim, não significa que necessariamente compreenderam. Através do feedback podemos identificar uma situação de não aceitação da mensagem e, neste caso, podemos de imediato detetar as causas deste processo e tentar resolver. Devem estar preparados, ainda assim, para receber os feedbacks com diplomacia e tato.

Sobre cada um destes pontos muito ainda podemos dizer. Como tal convido-vos a ficarem atentos pois em breve irei dedicar a cada um destes pontos um artigo onde irão encontrar mais detalhes.

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